Flex office : quelles solutions pour le mettre en place ?

Face à la montée du télétravail, 59% des entreprises françaises envisageant de passer au flex office pour optimiser leurs espaces et leurs ressources. Comment le mettre en place simplement ?

Depuis la crise Covid, le télétravail s’est progressivement imposé dans le monde du travail. Il est même devenu un critère non-négociable pour de nombreux salariés, en particulier pour les jeunes générations comme les Z et les Y.

Du côté des entreprises, la gestion des espaces de travail devient un véritable casse-tête entre bureaux vacants ou espaces bondés, salariés attachés à leur bureau personnel et ceux à leur flexibilité. Le passage au flex office est une solution prometteuse mais qui nécessite une gestion efficace. Une solution comme Sharvy peut s’avérer particulièrement utile. Regardons comment.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office, aussi appelé bureau flexible ou bureau partagé, est un concept innovant qui repose sur l’idée qu’un salarié n’a pas forcément besoin d’un poste de travail attitré pour être productif. Au lieu d’avoir un bureau fixe, les employés peuvent choisir où ils veulent travailler et ainsi bénéficier d’un environnement varié et stimulant tout au long de leur journée.

Les avantages du flex office pour les entreprises

Passer au flex office peut représenter de véritables opportunités économiques et organisationnelles pour les entreprises. Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Réduction des coûts immobiliers : en optimisant l’utilisation de l’espace, le flex office permet de réduire la surface de bureaux nécessaire et donc les coûts liés à l’immobilier.
• Meilleure collaboration entre les équipes : en favorisant la mobilité des salariés au sein de l’entreprise, le flex office facilite les échanges et la collaboration entre les collaborateurs.
• Flexibilité dans le choix de l’espace de travail : en offrant aux employés la possibilité de choisir leur espace de travail selon leurs préférences ou leurs besoins du moment, on améliore leur bien-être et leur productivité.

Gérer les inconvénients potentiels du flex office

Si la promesse du flex office est alléchante, tout n’est malheureusement pas parfait. L’absence d’un bureau attitré peut engendrer un sentiment de perte d’identité et de repères pour certains employés, notamment chez les seniors, habitués à avoir leur propre bureau.

Le travail en flex office peut également compliquer la collaboration et la communication entre collègues, surtout quand les équipes ont besoin de travailler ensemble régulièrement mais se retrouvent dispersées dans différents endroits.

Enfin, la nécessité de réserver des espaces de travail peut devenir une contrainte administrative supplémentaire pour les employés, voire une compétition pour l’accès aux  ressources (imprimantes, salles de réunion, etc.).

Sharvy, une solution idéale pour gérer le flex office dans votre entreprise

Vous souhaitez mettre en place un flex office dans votre entreprise ? Sharvy vous apporte la solution ultime afin de faciliter cette transition.

« Au fil de ses expériences, Sharvy a identifié les points sensibles et propose une solution d’optimisation des espaces de travail qui permet à chacun de réserver son bureau avant d’arriver sur place », indique Stéphane Seigneurin, CEO de Sharvy.

En voici quelques aspects :

Réserver des espaces de travail en fonction des besoins

Grâce à Sharvy, vos employés peuvent réserver leur espace de travail en fonction de leurs besoins du moment. Cela garantit ainsi une utilisation optimale des ressources disponibles. Cette flexibilité permet également de gérer plus facilement les changements organisationnels et d’accueillir de nouvelles recrues.

Gestion centralisée pour des prises de décisions éclairées

La plateforme Sharvy offre un aperçu global et en temps réel de l’occupation des locaux, ce qui facilite grandement le pilotage de votre politique de télétravail et de flex office. Vous pouvez ainsi ajuster rapidement et efficacement l’organisation de vos bureaux en fonction des demandes et des besoins des salariés.

Sécurité d’accès renforcée

Qui peut accéder aux espaces ou aux ressources ? Une solution comme Sharvy permet l’accès uniquement aux employés autorisés ou qui ont réservé, en utilisant notamment vos systèmes existants de badges RFID.

Les clés pour réussir sa transition au flex office

Pour mettre en place un système de flex office performant et adapté à votre entreprise, suivez ces quelques conseils :

1. Intégrez progressivement le flex office : commencez par expérimenter sur un site pilote, avec un groupe restreint de salariés, avant de généraliser progressivement cette approche à l’ensemble de l’entreprise.
2. Communiquez régulièrement : tenir informés tous les collaborateurs, expliquer les bénéfices qu’ils peuvent retirer de ce nouveau mode d’organisation et les accompagner dans leur prise en main de ces nouveaux outils est primordial pour que chacun se sente impliqué.
3. Mettez à disposition des espaces de stockage sécurisés : pour garantir la confidentialité et la protection des données, il est indispensable de prévoir des solutions d’archivage adaptées.
4. Assurez-vous de la disponibilité des ressources informatiques : une connexion Internet rapide, des équipements adaptés et la possibilité de travailler depuis différentes zones sont autant d’éléments importants pour que vos salariés restent efficaces en tout lieu.

Alors qu’attendez-vous pour dynamiser votre entreprise et embrasser cette nouvelle tendance ?