Avec la généralisation du travail hybride, les entreprises font face à un défi opérationnel majeur : des espaces sous-exploités qui coûtent cher, alternant avec des journées de saturation. Une étude inédite de Sharvy met des chiffres sur ce phénomène et explore les solutions pour reprendre le contrôle de ses mètres carrés.
Les habitudes de travail ont changé, mais les baux immobiliers, eux, sont restés rigides. Enfermées dans des contrats de longue durée (3, 6 ou 9 ans), de nombreuses entreprises peinent aujourd’hui à adapter leurs locaux à la réalité fluctuante du travail hybride.
C’est ce paradoxe qu’a exploré Sharvy, start-up française spécialiste de la gestion des espaces de travail, dans une grande enquête menée auprès de ses clients et de milliers d’utilisateurs en 2025. Leurs conclusions mettent en lumière un gisement d’économies ignoré et des pistes concrètes pour améliorer le quotidien des collaborateurs.
Le paradoxe des 35 % d’occupation
Le constat dressé par l’étude est sans appel : en 2025, le taux d’occupation moyen des bureaux plafonne à 35 %. Cela signifie que près de 60 % des surfaces d’entreprise restent inexploitées au quotidien. Avant la crise du COVID-19, ce taux s’élevait à 45 %, avant de chuter à 30 % au plus fort de la pandémie, pour finalement stagner aujourd’hui.
Cette sous-exploitation est le résultat direct de l’hybridation des modes de travail. Aujourd’hui, seuls 26 % des salariés travaillent exclusivement au bureau toute la semaine. Les directions immobilières font donc face à une variabilité extrême : des plateaux désespérément vides en fin de semaine, suivis de jours d’affluence où les espaces sont totalement saturés. Conséquence : les collaborateurs peinent parfois à trouver un espace adapté à leurs besoins lors de leur venue sur site.
11 051 € : la facture invisible du bureau inoccupé
Ce dysfonctionnement a un coût, et il est lourd. Sur le plan humain d’abord, cette incertitude génère des « irritants » quotidiens : arriver sans être sûr d’avoir un poste, perdre du temps à chercher une place, ou même faire un trajet inutile. Autant de frictions qui entament la productivité et la motivation des équipes.
Mais c’est sur le plan financier que le chiffre donne le vertige. Selon Sharvy, chaque bureau inoccupé représente un coût annuel de 11 051 € HT pour l’entreprise. Cette somme se décompose ainsi :
- 61 % pour les loyers et assurances
- 19 % liés aux coûts d’exploitation technique
- 10 % pour les services fournis aux collaborateurs
- 10 % de fiscalité
Et le non-sens n’est pas qu’économique, il est aussi écologique : ces surfaces vides continuent d’être éclairées, chauffées et entretenues au quotidien.
Le desk booking : une solution, mais pas à n’importe quel prix
Pour remettre de l’ordre dans cette gestion complexe, le « desk booking » (la réservation de bureaux via une plateforme dédiée) s’impose comme une réponse pragmatique. Cet outil permet de redonner de la visibilité sur les espaces, de fluidifier leur occupation et d’alléger la facture énergétique. Il s’avère indispensable dans les situations de forte complexité, comme lors d’un déménagement, sur de grands sites mêlant plusieurs équipes, ou lorsque le travail hybride est généralisé.
L’étude met cependant en garde : le desk booking n’est pas une solution miracle universelle. Dans les petites structures, instaurer un système de réservation risque d’alourdir le quotidien inutilement. Surtout, pour fonctionner, l’outil doit être extrêmement simple et flexible. S’il est perçu par les salariés comme une simple contrainte managériale plutôt que comme un facilitateur, son adoption sera un échec.
Des transitions réussies grâce à l’agilité
Lorsqu’il est bien déployé, l’impact est immédiat. L’étude cite l’exemple de l’IRD France à Marseille, qui devait faire cohabiter 55 agents sur seulement 46 postes de travail. Le passage au flex office risquait de générer du stress et des pertes de repères. En déployant la solution Sharvy, l’institution a pu anticiper les besoins, réduire les frictions et même améliorer les relations en mélangeant les équipes.
Même succès du côté de UpCoop (maison-mère de UpDéjeuner), qui a dû gérer l’emménagement de 850 collaborateurs dans un nouveau siège en open space. Face aux retards de livraison et au bouleversement des repères, l’application a permis de centraliser la réservation des bureaux et des parkings, offrant une transition en douceur en moins d’un mois.
La gestion des espaces de travail n’est plus une simple question d’intendance, c’est devenu un levier stratégique. En optimisant leurs mètres carrés, les entreprises ont l’opportunité de réaliser des économies massives tout en offrant, enfin, une expérience sereine à leurs collaborateurs. Et pour ça, il existe de nombreuses solutions comme le passage à des espaces de travail flexibles, le partage de ses bureaux ou encore le desk booking.
