Comment choisir la meilleure imprimante pour votre entreprise ?

Trouver la bonne imprimante pour votre entreprise peut être un véritable casse-tête. Cependant, avec nos conseils, vous trouverez l’équipement idéal qui répond aux besoins de votre entreprise.

Même si les entreprises tendent vers la tendance 0 papier et que l’arrivée massive du télétravail a eu un impact considérable sur l’impression de documents en entreprise, il n’en reste pas moins qu’avoir une imprimante professionnelle de qualité et adaptée à vos besoins est essentiel.

Cependant, il n’est pas toujours évident de savoir quelle imprimante choisir quand on commence à se renseigner sur Internet et que l’on remarque les nombreuses marques présentes sur le marché. Working Life vous facilite la tâche dans cet article et vous donne toutes les clés afin de faire le bon choix en matière d’imprimante.

Comparatif des différents types d’imprimantes professionnelles

Il existe plusieurs types d’imprimantes sur le marché, avec des caractéristiques distinctes. Le choix doit se faire en fonction des besoins de votre entreprise et des usage que vous souhaitez en faire.

Les imprimantes laser

Les imprimantes laser sont très appréciées dans le milieu professionnel pour leur rapidité, leur précision et leur coût à la page relativement faible. Elles sont particulièrement adaptées aux impressions en grande quantité et en noir et blanc. En effet, si elles existent également en version couleur, leur coût d’achat et d’utilisation peut être plus élevé que celui des imprimantes jet d’encre pour la même utilisation.

Les imprimantes jet d’encre

Les imprimantes jet d’encre ont longtemps été privilégiées par les particuliers pour leur prix abordable à l’achat et leur polyvalence. Néanmoins, elles présentent également des avantages pour les professionnels, notamment pour les petites structures et celles qui ont besoin d’imprimer régulièrement en couleurs. Leur qualité d’impression, notamment pour les photos et les documents en couleur, est généralement supérieure à celle des imprimantes laser.

Les imprimantes multifonctions

Orientez-vous vers les imprimantes multifonctions si vous avez besoin d’autres fonctionnalités en parallèle des impressions. Une imprimante multifonctions peut en effet effectuer des tâches telles que la numérisation, la photocopie et la télécopie. Cela peut réduire les coûts et l’encombrement en évitant l’achat d’équipements séparés pour chaque fonction.

Les imprimantes multifonctions peuvent être à jet d’encre ou laser, cela dépend du modèle et des spécifications de l’appareil. Là encore, les imprimantes multifonctions à jet d’encre sont souvent plus abordables et conviennent mieux à une utilisation occasionnelle ou pour des impressions de qualité photographique. Les imprimantes multifonctions laser sont souvent plus rapides, plus adaptées à un usage professionnel et sont plus rentables pour les grandes quantités d’impression.

Les critères de choix d’une imprimante pro

Pour choisir l’imprimante la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise, vous pouvez prendre en compte les critères suivants pour trouver le modèle qui répond à vos besoins :

1. La vitesse d’impression : selon le volume d’impressions que vous réalisez, une imprimante plus ou moins rapide peut être nécessaire. Les imprimantes laser sont généralement plus rapides que les jet d’encre. Vous pouvez vérifier ce critère en consultant le nombre de pages par minute de chaque modèle.
2. La qualité d’impression : si vous avez besoin d’imprimer régulièrement des documents en couleur, avec des images et des graphiques, une imprimante jet d’encre sera probablement plus adaptée pour obtenir une meilleure qualité d’impression.
3. Le coût à la page : il s’agit du rapport entre le prix des cartouches d’encre ou toner et le nombre de pages qu’elles permettent d’imprimer. Les imprimantes laser ont généralement un coût à la page plus faible que les jet d’encre, surtout si vous imprimez majoritairement en noir et blanc.
4. Les fonctionnalités additionnelles : certaines imprimantes proposent également des fonctions de copie, de numérisation, d’impression en réseau, de connexion wifi, de recto verso automatique ou encore d’impression en plusieurs tailles. Selon vos besoins, ces options peuvent être intéressantes et vous éviter d’avoir à investir dans du matériel supplémentaire.
5. La marque : choisir une marque réputée sur le marché c’est généralement bénéficier d’une meilleure qualité de construction, d’une meilleure fiabilité, d’une meilleure assistance technique et d’une plus grande variété de modèles et d’options. Avec une marque de confiance, vous êtes assuré que l’imprimante que vous achetez est conçue avec une longue durée de vie.

Adapter son choix en fonction de la taille de son entreprise

Pour les petites entreprises et les indépendants

Les petites structures et les travailleurs indépendants auront souvent des besoins d’impression moins importants que les grandes entreprises. Une imprimante jet d’encre, plus polyvalente et offrant une meilleure qualité d’impression en couleurs, peut alors être un choix judicieux.

Pour les moyennes et grandes entreprises

Les entreprises de taille plus importante auront généralement besoin d’une imprimante capable de gérer un volume d’impressions conséquent et de manière efficace. Dans ce cas, une imprimante laser monochrome ou couleur peut s’avérer être une option intéressante, notamment pour sa rapidité et son coût à la page avantageux.

Louer une imprimante

Saviez-vous qu’il est possible de louer une imprimante pour son entreprise ? Cela peut être une option attrayante ! En louant une imprimante, votre entreprise peut bénéficier d’un paiement mensuel prévisible, ce qui facilite la budgétisation des coûts et élimine les coûts de stockage et d’entretien de l’équipement. Vous pouvez faire le choix de l’imprimante qui vous correspond le mieux en fonction de vos besoins et de votre budget.

De plus, la location d’imprimante peut inclure des mises à niveau régulières de l’équipement, permettant à votre entreprise d’avoir accès aux dernières technologies d’impression sans avoir à investir dans un nouvel équipement coûteux. Les fournisseurs de location d’imprimante offrent également une assistance technique pour les problèmes techniques, ce qui peut réduire les coûts de maintenance. Selon les marques, il peut également y avoir certains services additionnels intéressants.

Cependant, vous devez prendre en compte les coûts à long terme de la location d’une imprimante professionnelle, car cela peut finir par coûter plus cher que l’achat direct de l’équipement. Les contrats de location sont également souvent à long terme, ce qui peut limiter la flexibilité de votre structure à changer d’équipement, si vos besoins changent. Les coûts supplémentaires tels que les frais de service, de livraison et de collecte peuvent également s’ajouter aux coûts globaux.

Le choix de Julien, Spaces and regional partners manager de Buro Club Strasbourg Meinau

« J’ai choisi de louer l’imprimante multifonctions Imagerunner Advance c3720i de chez Canon pour équiper mon centre d’affaire et de coworking. Je connaissais la marque pour sa qualité de produits dans la photo et la vidéo et sa bonne réputation de manière globale. Ce modèle en location proposait un excellent rapport qualité-prix et me permet même d’avoir les impressions en noir et blanc incluses dans mon forfait mensuel.

Je cherchais avant tout une imprimante qui fait également copieur, scanner et qui permet d’imprimer en A3 ou en A4, ainsi qu’en recto-verso. De plus, cette imprimante à la disposition de plusieurs de mes clients propose des sous-compteurs pour me permettre de connaître la consommation de chacun de mes clients, ce qui peut également être utile pour les différents services d’une entreprise. Mes clients disposent tous d’un accès sécurisé pour imprimer avec ce modèle et peuvent imprimer directement depuis leur bureau, grâce à la carte réseau. »