C’est quoi un open space ? Définition et explications sur cet espace de travail sans cloison

Découvrez l'open space : un espace de travail ouvert, sans cloison qui transforme notre façon de travailler, pour le meilleur... et pour le pire.

En 2019, 34% des salariés français travaillaient dans un open space. Si cette forme d’espace de travail est de plus en plus présente dans les entreprises, elle fait aussi beaucoup grincer des dents. Mais qu’est-ce qu’un open space exactement et à quoi sert-il ? On vous explique tout dans cet article, notamment ses avantages et ses inconvénients pour votre entreprise.

C’est quoi un open space ?

Un open space est un type d’aménagement de bureau dans lequel les travailleurs partagent un espace de travail commun sans murs ni cloisons pour les séparer physiquement. Les bureaux individuels sont remplacés par des postes de travail ou des tables disposées dans un grand espace ouvert.

Les origines des bureaux « paysagés »

Les premiers immeubles entièrement consacrés aux activités administratives voient le jour à Londres, New York ou Chicago au début du XXe siècle. Les dactylos et comptables sont installés dans d’immenses espaces organisés sur le modèle de la salle de classe, avec le chef placé sur une estrade.

Les frères Eberhard et Wolfgang Schnelle développent et popularisent le concept des « bureaux paysagers » dans les années 1950, des bureaux ouverts et sans cloisons. Le concept d’open space devient véritablement populaire aux États-Unis à partir des années 1970 puis en Europe à partir des années 1980, principalement pour des raisons financières d’optimisation de l’espace. Entre 1970 et 2010, la surface moyenne par poste de travail est ainsi passée de 25 m2 à 15 m2.

Où retrouve-t-on ce type d’espaces de bureau ?

Les entreprises de la tech sont souvent associées à l’open space. Facebook revendique même le fait d’avoir le plus grand open space du monde à son siège de Menlo Park. Les espaces de coworking sont également de plus en plus aménagés en open space pour offrir aux travailleurs indépendants, entrepreneurs et petites entreprises une solution économique et flexible pour louer des bureaux ou des postes de travail. On retrouve aussi régulièrement ce type d’espace dans les centres d’appels.

Au final, les espaces ouverts se retrouvent dans des entreprises de toutes tailles, des start-ups aux grandes entreprises, et pas seulement dans le privé… Les établissements d’enseignement, tels que les universités, les écoles et les bibliothèques universitaires, ont en effet adopté l’open space pour encourager la collaboration entre les étudiants. Les administrations publiques cherchent également à économiser de l’argent en aménageant leurs espaces de travail en open space.

Pourquoi faire un open space ? Quels sont les avantages et les inconvénients ?

L’objectif de l’open space est de favoriser la collaboration et la communication entre les employés, ainsi que de maximiser l’utilisation de l’espace. Ses partisans soutiennent que cela peut encourager la créativité, la productivité et l’interaction sociale, tout en réduisant les coûts immobiliers pour les entreprises.

Cependant, l’open space est souvent critiqué par les salariés, les syndicats, des architectes ou des psychologues du travail à l’instar d’Elisabeth Pélegrin-Genel qui a publié un livre « Comment (se) sauver (de) l’open-space ? » aux éditions Parenthèses. Bruits, distractions ou encore manque d’intimité sont autant de points négatifs soulevés par les opposants.

Les avantages de travailler en open space

L’aménagement en open space offre plusieurs avantages :

• Une réduction des coûts et un gain d’espace : c’est bien souvent le premier critère qui pousse les entreprises à aménager des open space car un espace ouvert et optimisé nécessite une superficie moins importante, moins de murs, de cloisons et de portes que les bureaux individuels.
• Une collaboration et une communication facilitées : dans un espace partagé, les employés peuvent échanger des idées et travailler ensemble plus facilement, ce qui peut conduire à une meilleure productivité et à une plus grande créativité.
• Une meilleure utilisation de l’espace : l’open space permet d’optimiser l’espace. Les bureaux individuels sont remplacés par des postes de travail ou des tables disposées dans un grand espace ouvert, permettant ainsi de loger plus d’employés dans un espace donné.
• Une meilleure connaissance de l’entreprise : avec l’open space, les informations sur l’entreprise et les projets circulent en principe plus facilement, ce qui peut améliorer la transparence et l’efficacité.
• Une supervision et une gestion plus simples de l’équipe : pour les managers, avoir toute l’équipe à un même endroit facilite la gestion, la coordination des projets et permet une meilleure communication entre les membres de l’équipe.

Les inconvénients du travail dans un espace sans cloisons

Malgré ses nombreux avantages, l’open space présente également beaucoup de limites, surtout pour les salariés :

• Un environnement de travail plus bruyant : les employés sont exposés à un niveau de bruit plus élevé, ce qui peut réduire leur concentration et leur productivité. Les interruptions sont également plus fréquentes et peuvent perturber le travail en cours.
• Une réduction de l’intimité : l’open space offre peu d’intimité, ce qui peut affecter le bien-être des employés et causer des problèmes de confidentialité.
• Une hausse des problèmes de santé : l’open space peut causer des problèmes de santé, tels que des maux de tête, des douleurs de dos ou des problèmes de vue, si les conditions de travail ne sont pas optimales.
• Des risques de conflits interpersonnels : les employés peuvent avoir des personnalités ou des styles de travail différents, ce qui peut causer des conflits interpersonnels dans un environnement de travail ouvert.

Quelques conseils d’aménagement d’un open space pour votre entreprise

L’aménagement en open space peut être un bon choix d’aménagement d’espace dans certaines situations. Les besoins et les contraintes doivent bien être étudiés en amont, en impliquant les personnes concernées et les spécialistes (architecte, médecin du travail, psychologue du travail…).

Voici quelques conseils pour aménager un open space efficace :

• Offrez des zones de confidentialité : bien que l’open space soit conçu pour encourager la collaboration, prévoyez des espaces de travail plus privés pour les employés qui ont besoin de se concentrer sur leur travail comme des cabines ou des salles de réunion.
• Pensez à l’acoustique : le bruit excessif peut être un problème dans les open spaces. Vous pouvez le réduire avec des cloisons acoustiques, des meubles ou des rideaux. Les téléphones, les casques audio ou les enceintes individuelles peuvent également être utilisés pour minimiser le bruit.
• Aménagez des espaces de détente : le travail en open space est épuisant. Il est important de proposer en complément des espaces de détente isolés pour que les salariés puissent se ressourcer ou faire d’autres activités comme déjeuner, prendre un café ou tout simplement discuter.
• Utilisez de la lumière naturelle : la lumière naturelle joue un rôle important sur notre productivité, notre humeur et notre santé. Essayez de la favoriser dans votre aménagement en laissant les fenêtres dégagées, en utilisant des cloisons vitrées ou en créant des puits de lumières pour laisser entrer un maximum de lumière. A défaut, utilisez des lampes pour compléter l’éclairage.
• Encourager le respect des règles de bon voisinage : en instaurant un code de conduite au sein de votre open space, vous favoriserez le respect de l’intimité et du confort de chacun.

Malgré ses avantages en termes de collaboration et d’optimisation de l’espace de travail, les open spaces ne conviennent pas à tout le monde et peuvent présenter des inconvénients tels qu’un bruit excessif et un manque d’intimité. Les études récentes (Remote and Hybrid Working de Myers-Briggs ou une enquête réalisée par le cabinet de recrutement Robert Half) montrent que les employés travaillant dans des open spaces sont souvent moins heureux et moins productifs que ceux qui disposent d’un bureau individuel.

Avec l’émergence du travail hybride, les entreprises doivent repenser leur façon d’aménager les espaces qui doivent devenir plus flexibles pour répondre aux besoins individuels des employés en matière d’environnement de travail. Des espaces de travail hybrides, combinant des bureaux individuels et des espaces de collaboration, peuvent être une solution pour offrir une variété d’options en fonction des préférences et des besoins professionnels de chacun.