Le taux d’occupation réel des bureaux plafonne à 42 % selon une étude Knight Frank et Z#BRE qui révèle l’ampleur de la vacance invisible dans les bureaux d’entreprise.
Et si vous payiez chaque mois pour des mètres carrés… inoccupés ? C’est la réalité dans une majorité d’immeubles tertiaires. Dans un contexte de télétravail généralisé, de flex office et d’exigences ESG croissantes, la vacance ne se voit plus sur les annonces, mais sur les plateaux désertés comme le montre la dernière étude Knight Frank et Z#BRE. Et cette vacance invisible pèse lourd : charges inutiles, surconsommation énergétique, émissions carbone sans valeur d’usage… Et si on mesurait enfin ce qui compte vraiment ?
Une analyse inédite de l’occupation réelle des bureaux
L’étude signée Knight Frank et Z#BRE repose sur une analyse concrète des usages, menée auprès d’un grand groupe du secteur du transport. En tout, 100 000 m² de bureaux ont été passés au crible, dont un siège de 25 000 m². Pour observer finement la réalité du terrain, 3 500 capteurs connectés ont été installés dans les espaces de travail. Ces capteurs ont permis de mesurer, sur plusieurs semaines, la fréquentation effective des postes, des salles de réunion et des zones collectives.
Le résultat est sans appel. En moyenne, seuls 42 % des bureaux sont occupés, même aux heures de pointe. Certains plateaux ne voient passer personne pendant plusieurs jours, tandis que d’autres espaces, comme les salles de réunion, affichent un taux d’occupation largement inférieur à ce que laissent penser les plannings de réservation. Et pourtant, ces mètres carrés continuent de générer des loyers, des charges, une consommation d’énergie… et une empreinte environnementale.
Cette vacance invisible qui coûte très cher
Dans le cas étudié par Knight Frank et Z#BRE, les mesures d’occupation ont permis d’identifier jusqu’à 6 millions d’euros d’économies annuelles. Un chiffre qui s’explique d’abord par une réduction de 28 % des consommations énergétiques : moins de chauffage, de ventilation et de climatisation dans les zones peu ou pas occupées. Ensuite, 30 % des surfaces ont pu être rationalisées, sans impact sur l’activité, simplement en ajustant l’occupation aux usages réels. Enfin, les services associés – nettoyage, entretien, gestion technique – ont été revus à la baisse, en fonction de la fréquentation effective.
Au-delà de ces économies, ce sont aussi de nouveaux outils de pilotage qui émergent. L’entreprise concernée a décidé d’intégrer ces données d’usage au comité exécutif. L’immobilier n’est plus considéré comme une ligne figée dans le budget, mais comme un levier d’optimisation et de performance, au même titre que les effectifs, les outils de production ou les technologies déployées. C’est un changement profond dans la gouvernance des espaces de travail qui repose désormais sur moins de suppositions mais plus de données, et surtout une capacité à réagir.
Ce type d’analyse permet aussi de désamorcer certains blocages internes. Plutôt que d’opposer la direction financière, la DRH et les équipes terrain, l’objectivation des usages crée un langage commun. Et face à une vacance aussi massive qu’invisible, elle donne des marges de manœuvre immédiates, sans avoir à toucher aux effectifs ou à l’organisation du travail.
La flexibilité du travail change tout… mais les bureaux n’ont pas suivi
Ce que montre aussi l’étude, c’est l’effet durable des nouvelles pratiques de travail sur l’usage des bureaux. Le travail hybride n’est plus une exception, mais une norme dans de nombreuses organisations. On ne vient plus au bureau tous les jours, ni aux mêmes horaires. Certaines équipes travaillent sur site deux jours par semaine, d’autres alternent télétravail et présentiel sans logique fixe. Résultat : les pics d’occupation se concentrent sur le mardi et le jeudi, tandis que les lundis et vendredis ressemblent à des jours creux. Même le mercredi, traditionnellement “mi-charge”, devient un point mort dans certains bureaux.
Pour les salariés, cette souplesse est synonyme d’autonomie, de gain de temps et de meilleur équilibre. Pour les entreprises, en revanche, le constat est plus complexe. Les mètres carrés sont toujours là, disponibles et coûteux, même quand ils ne sont pas utilisés. Et face à une situation financière tendue, il devient difficile de justifier ce niveau d’inoccupation. Pourtant, la tentation de forcer le retour au bureau pour “remplir” les espaces pourrait se révéler contre-productive. La solution ne viendra sans doute pas d’un retour en arrière, mais d’une adaptation de l’offre immobilière aux nouveaux usages.
Mesurer ce qui compte vraiment : l’euro par mètre carré activé
Face à cette nouvelle donne, Knight Frank et Z#BRE proposent de changer le regard sur la performance immobilière. Ils proposent un nouvel indicateur simple mais redoutablement efficace : l’euro par mètre carré activé.
Autrement dit, au lieu de raisonner uniquement en surface louée ou en rendement locatif, il s’agit de croiser les données de loyer avec les données d’usage. Ce que coûte un mètre carré réellement utilisé n’est pas ce que coûte un mètre carré signé sur un bail.
Cet indicateur permet de comparer objectivement deux immeubles à performance locative égale, mais à usage très différent. Il permet aussi d’identifier les gisements de valeur dormante, pour les locataires comme pour les investisseurs. Enfin, il permet de repenser les stratégies d’occupation, en favorisant les surfaces efficaces, flexibles, utilisées, plutôt que les mètres carrés symboliques ou sous-exploités. « L’intensité d’occupation deviendra bientôt un benchmark aussi stratégique que le taux de vacance », résume Nicolas Vauguier, directeur des partenariats chez Z#BRE.
Mieux utiliser, plutôt que réduire
Cette nouvelle approche ne cherche pas forcément à réduire les surfaces à tout prix. Elle propose plutôt de mieux utiliser les mètres carrés existants, en les adaptant aux usages réels. Cela peut passer par la transformation de bureaux traditionnels en espaces plus ouverts, plus collaboratifs ou par l’intégration d’usages complémentaires : salles de créativité, zones événementielles, espaces de détente ou de formation. C’est aussi une opportunité de simplifier les services associés, de revoir les contrats d’entretien ou d’énergie, en fonction de la fréquentation réelle.
Pour certaines entreprises, l’enjeu va encore plus loin. Il s’agit de compléter ou de remplacer leur parc immobilier classique par des solutions plus flexibles, comme les bureaux opérés, les espaces de coworking ou les implantations multi-sites. La flexibilité immobilière devient un outil RH autant qu’un levier économique.
