Comment ouvrir un espace de coworking : le guide complet en 9 étapes

Vous rêvez d'ouvrir un espace de coworking, mais ne savez pas par où commencer ? Du rêve à la réalité, ce guide est fait pour vous ! 

Le monde du travail évolue, et vous aussi. Peut-être envisagez-vous une reconversion et le coworking vous séduit. Ou alors, vous possédez un local que vous souhaitez valoriser, mais l’idée d’un espace de coworking vous semble floue.

Que vous soyez au début de votre réflexion ou déjà convaincu de votre choix, chaque étape de la création et de la gestion d’un espace de coworking a son importance. Nous avons interrogé Julien Ravix, propriétaire d’un espace à Strasbourg. Avec Coworking Conseils, il accompagne également des futurs propriétaires d’espaces de coworking dans la réalisation de leur projet.

Il nous livre ses conseils avisés pour vous aider à naviguer dans cet univers passionnant. Découvrez dans ce guide complet comment concrétiser votre projet, quels que soient votre point de départ et vos ambitions.

C’est quoi un espace de coworking ?

Un espace de coworking, c’est avant tout un lieu. Mais pas n’importe quel lieu : c’est un espace de travail partagé où professionnels, freelances, entrepreneurs, créatifs et parfois même étudiants viennent travailler, échanger, collaborer, ou simplement trouver un environnement propice au travail, à la concentration, loin des distractions du domicile.

Contrairement au bureau traditionnel, l’espace de coworking n’est pas réservé à une seule entreprise ou entité. Il est ouvert à tous ceux qui cherchent un cadre de travail flexible, doté de toutes les commodités nécessaires pour exercer leur activité : Wi-Fi haut débit, salles de réunion, espaces détente, kitchenette, etc.

Mais au-delà de l’aspect pratique, le coworking c’est aussi un état d’esprit. C’est la promesse d’une communauté, d’un réseau où l’entraide, le partage d’expériences et la collaboration sont mis à l’honneur. Chaque espace a sa propre identité, son ambiance, ses valeurs. Pour certains, le coworking est synonyme d’innovation, pour d’autres, c’est un havre de paix dédié à la créativité.

Pourquoi ouvrir un espace de coworking ?

L’essor des espaces de coworking ne peut être dissocié de l’évolution récente des modes de travail. Depuis l’apparition de la crise du Covid-19, une chose est devenue claire : notre manière de travailler a connu une transformation radicale. « Le Covid a fait bouger la manière de travailler plus rapidement. On peut désormais travailler depuis partout. L’activité de service qui répond le mieux à ce besoin-là : c’est le coworking », explique Julien Ravix.

La poule qui mue, un espace de coworking haut en couleur à Obernai

Répondre à un besoin du marché

Julien Ravix avait anticipé cette évolution. Il remarquait que les clients étaient de plus en plus mobiles et qu’ils se déplaceraient davantage au niveau national. Pour lui, les nomades feraient davantage appel à des enseignes implantées nationalement, traduisant une évolution de la clientèle.

Aujourd’hui, la flexibilité est devenue la norme. Le coworking est la réponse adaptée à cette tendance. Julien le confirme : « Il y a beaucoup de demandes aujourd’hui pour du coworking. » Les professionnels cherchent désormais des solutions qui leur permettent de travailler au bureau, sur une terrasse de restaurant, à la plage ou de chez eux.

Valoriser ses locaux

Pour ceux qui possèdent des espaces sous-utilisés ou inoccupés, les transformer en espace de coworking peut être une excellente manière de les valoriser. C’est une opportunité de donner une seconde vie à des locaux tout en répondant à une demande croissante.

De plus, dans le contexte urbain actuel où l’espace est une ressource précieuse, optimiser l’utilisation de chaque mètre carré devient essentiel. En faisant le choix du coworking, les propriétaires contribuent non seulement à répondre à une demande croissante, mais également à dynamiser leur quartier ou leur ville.

Développer ses revenus

Avec la demande croissante pour des espaces de coworking, c’est aussi une opportunité d’affaires. La rentabilité au mètre carré d’un espace de coworking est nettement plus intéressante que celle offerte par une location traditionnelle. Au lieu de louer à un seul locataire ou une seule entreprise, le coworking permet d’accueillir plusieurs professionnels dans un même espace. Chaque bureau, chaque coin détente ou salle de réunion devient une source potentielle de revenus. La multiplicité des offres (bureaux privés, espaces partagés, salles de réunion à l’heure) maximise la rentabilité.

En plus, contrairement au bail commercial traditionnel 3-6-9 rempli de contraintes et d’engagements sur le long terme, le coworking offre plus de souplesse. Cette approche réduit la dépendance envers un unique locataire et évite les périodes d’inoccupation prolongées, assurant ainsi une source de revenus plus régulière et stable.

Étape 1 : Élaborer un business plan solide

Au cœur de tout projet entrepreneurial se trouve le business plan, ce document essentiel qui détaille la stratégie et les objectifs d’une entreprise naissante. Mais qu’est-ce exactement ?

Un business plan est une représentation écrite de votre vision d’entreprise. Il contient :

• une analyse détaillée du marché,
• une étude de la concurrence,
• une présentation des produits ou services proposés,
• un plan financier,
• et définit clairement les objectifs à atteindre.

Avec le bouillonnement du secteur et la multiplication des offres, vous devez bien réfléchir au positionnement de votre espace, comprendre les besoins de votre cible et anticiper les coûts et les revenus potentiels.

Avoir un business plan vous permettra non seulement de clarifier votre vision, mais aussi d’anticiper les éventuels obstacles et de définir les moyens nécessaires pour atteindre vos buts. Surtout, il vous aider à convaincre les investisseurs et partenaires potentiels de la viabilité de votre projet.

Étape 2 : Partir en solo ou rejoindre un réseau ?

Lorsque l’idée d’ouvrir un espace de coworking germe dans l’esprit, la première tentation est souvent de se lancer seul. Après tout, l’indépendance offre une liberté inégalée : être son propre patron, prendre ses propres décisions et modeler son espace selon ses propres visions.

« Cela peut sembler idéal, mais dans la réalité, créer son propre espace de coworking seul est compliqué et demande beaucoup d’investissement pour établir sa notoriété« , tempère toutefois Julien Ravix. En effet, partir de zéro signifie apprendre un nouveau métier, trouver les bons outils, et surtout, construire sa renommée dans un marché concurrentiel.

« J’observe une demande croissante de personnes désireuses d’ouvrir un espace de coworking, mais qui se sentent dépassées par la complexité de la tâche » analyse-t-il. Pour lui, ces nouveaux entrepreneurs ne sont pas nécessairement issus du monde du coworking, et se retrouvent bien souvent perdus dans ce secteur spécifique. Faire appel à des experts comme Julien est utile pour clarifier le projet, sa viabilité et gagner beaucoup de temps dans l’exécution.

L’autre option, c’est de rejoindre un réseau comme BURO Club par exemple. Cela offre une multitude d’avantages selon Julien :

• Capitaliser sur la notoriété d’une marque établie. L’une des principales difficultés pour un nouvel espace de coworking est de se faire connaître. Avec un réseau, cette notoriété est déjà là.
• Bénéficier de moyens commerciaux. La prospection, le marketing, la publicité : autant d’aspects cruciaux qui sont facilités au sein d’un réseau.
• Se faire accompagner par des experts. Des conseils, des astuces, des bonnes pratiques : le réseau offre un accompagnement et une expertise précieux.
• Avoir accès à des outils adaptés. Des logiciels de gestion à la formation, un réseau offre des outils testés et approuvés.

La salle de réunion de BURO Club Mundolsheim

Étape 3 : Réunir des fonds pour investir

Lorsqu’il s’agit de créer un espace de coworking, la planification financière est indispensable pour garantir non seulement une mise en place réussie du projet, mais aussi sa pérennité. Voici quelques points clés.

L’investissement initial

Que vous optiez pour la création en solo d’un espace de coworking ou que vous préfériez rejoindre un réseau, vous devez prévoir un investissement initial. Celui-ci englobe divers budgets tels que la location ou l’achat des locaux, les dépôts de garantie, les assurances de responsabilité civile, les travaux de rénovation, l’aménagement de l’espace de coworking, les infrastructures techniques, ainsi que tous les équipements (informatiques, imprimantes, machines à café, etc.) qui apporteront satisfaction à vos clients.

Quel budget prévoir pour ouvrir un espace de coworking ? Cela dépendra beaucoup de la ville d’implantation, de la superficie à aménager, de votre concept, des services que vous souhaitez offrir… Un emplacement à Paris coûtera plus cher qu’à Strasbourg ou Mulhouse. Une permanence ou un accueil nécessitera des charges de personnel. Le coût des travaux seront plus élevés si vous passez par un artisan que si vous les faites vous-même.

Le seuil de rentabilité

L’un des principaux attraits pour les entrepreneurs est la rentabilité des espaces de coworking. En divisant un grand espace en plusieurs postes de travail, les propriétaires de locaux peuvent générer des revenus plus élevés qu’avec des locations classiques. De plus, les espaces de coworking permettent d’optimiser l’utilisation des locaux, réduisant ainsi les coûts liés aux espaces inoccupés.

Reste encore à fixer le bon tarif et à remplir son espace. Le taux de remplissage est un point souvent sur-estimé. Votre espace sera rarement loué à 100%, surtout au début. « Un espace de coworking se remplit généralement sur 3 ans » observe Julien Ravix. Vous devez également tenir compte du turn-over de vos clients.

Pour rentabiliser votre activité plus rapidement, Julien conseille de proposer des prestations de services complémentaires à la location d’espaces : domiciliation, communication et marketing, location de salles de réunion, etc.

Étape 4 : Trouver le lieu stratégique pour s’implanter

La réussite d’un espace de coworking repose en grande partie sur le choix de son lieu d’implantation. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte :

Accessibilité

Il est important que votre espace soit facilement accessible pour vos futurs clients, qu’ils soient à pied, en voiture ou en transports en commun. Un emplacement central ou proche des principaux axes routiers ou bien desservi par les transports en commun est souvent un atout majeur dans le succès de votre projet. Une bonne situation géographique est donc indispensable.

Aller au travail à vélo

Essor économique

Choisissez un quartier dynamique, où se trouvent déjà de nombreuses entreprises et commerces. Cela facilitera non seulement le réseautage entre vos membres, mais aussi leur accès aux services dont ils auront besoin au quotidien.

Capacité et potentiel d’expansion

N’oubliez pas de prendre en compte la capacité de votre espace et son potentiel d’expansion. Il faut compter entre 4 à 7 m² par poste de travail dans un espace de coworking. Faites le calcul : s’il vous faut 20 postes pour être rentable, vous aurez besoin d’au moins 100 m², sans compter les espaces communs (toilettes, couloirs, espaces détente, salles de réunion).

Il est préférable de choisir un local qui permettra d’accueillir un nombre suffisant de clients dès le départ, tout en ayant la possibilité d’agrandir votre espace si nécessaire. Si vous n’avez pas encore de locaux pour votre espace de coworking, le réseau auquel vous avez adhéré peut être un partenaire précieux pour vous aider à choisir l’emplacement idéal.

Étape 5 : Aménager et équiper votre espace de coworking

Un fois le lieu trouvé, il faut l’aménager, l’équiper et le décorer. “Créez des bureaux et aménagez-les astucieusement avec une décoration soigneusement choisie. Cela permettra d’attirer de nouveaux clients” conseille Julien Ravix.

L’aménagement des espaces de travail est primordial pour que vos futurs coworkers s’y sentent bien : ces derniers vont privilégier tout autant le confort et la situation géographique que les services ou bien les tarifs.

Créer une ambiance et un concept

Au-delà de la simple location d’espaces de travail, les clients souhaitent vivre une expérience unique. Les coworkers travaillant dans ce type d’espace veulent faire des rencontres et tisser des liens sociaux. Vous devez tout mettre en œuvre pour que vos clients s’épanouissent et se sentent à l’aise : repas entre coworkers, jeux de sociétés,… Il faut créer une harmonie entre les différents occupants du centre de coworking.

L’équipe de Working Life a adopté le Weyckick football pour se détendre lors des pauses au travail

Optimiser les espaces

Pour optimiser vos futurs espaces de travail et communs, il est préférable de faire appel à un architecte, tout en restant créatif et astucieux. Pour Julien, il est important de créer différents types d’espaces de travail tels que des bureaux fermés, des bureaux partagés, des postes de travail en open space, des salles de réunion, des espaces de détente ou encore un coin cuisine et café pour répondre aux besoins variés de vos clients.

De plus, veillez à ce que chaque mètre carré soit utilisé ! Pour cela, utilisez du mobilier modulable, des cloisons amovibles et créez des zones multifonctionnelles pour gagner en flexibilité. Mais surtout, faites en sorte de séduire vos futurs clients avec un endroit accueillant, beau, propre.

Le conseil de notre expert : « lorsque vous aménagez votre espace de coworking, faites toujours en sorte qu’un espace puisse avoir une autre fonctionnalité que celle initialement prévue« . Par exemple, votre salle de réunion peut devenir une salle événementielle.

Privilégier ergonomie et confort

Investissez dans du mobilier ergonomique et confortable, qui favorise la concentration et la productivité de vos membres… Mais soyez vigilant en investissant dans du mobilier : il arrive que certains clients négligent le matériel mis à disposition. Julien conseille ainsi d’opter pour du mobilier reconditionné ou à un bon rapport qualité-prix, facile à remplacer.

Un bureau réaménagé par Adopte un Bureau

Respecter la réglementation et la sécurité

Les espaces de coworking sont soumis à diverses réglementations en matière de sécurité et d’accessibilité, en tant qu’Établissements Recevant du Public (ERP). Afin de garantir la sécurité des occupants, vous devez respecter les normes imposées.

Par exemple, les couloirs doivent avoir une largeur spécifique pour faciliter la circulation ou l’évacuation en cas d’incendie. Le Code du Travail joue également un rôle en imposant des normes en matière d’éclairage, de choix de mobilier, de température ambiante, etc.

Pour répondre à ces exigences et être en conformité, vous pouvez vous adresser à des agences spécialisées comme Coworking Conseil, mais aussi à des bureaux d’études et de contrôle spécialisés.

Étape 6 : Définir votre offre de services, entre attractivité et rentabilité

Maintenant que vous avez un bel espace attractif, encore faut-il savoir à quel tarif vous allez commercialiser le poste de travail. Et plus globalement, quelle offre de services vous allez proposer.

Le service de base : le poste de travail

Tout commence par le cœur de l’offre : le poste de travail. C’est la promesse d’un espace de travail dédié ou non, propice à la concentration et à la productivité. Deux configurations se démarquent :

• L’open space : Un environnement dynamique et collaboratif. C’est l’espace idéal pour ceux qui aiment échanger, collaborer et s’entourer d’une énergie créative. Selon Ubiq, un poste de travail en open space espace coûte en moyenne 365€ / mois à Paris et 264€ / mois à Bordeaux. Certains espaces de coworking proposent une tarification à la journée voire à l’heure.
• Le bureau fermé : Plus intime, ce type de bureau peut être partagé ou entièrement privatisé. C’est la solution parfaite pour ceux qui recherchent la tranquillité ou qui ont besoin de confidentialité. Toujours selon Ubiq, à Paris, le tarif monte à 757€ / mois pour un bureau fermé, et 370 € / mois à Bordeaux.

Tarifs moyens d’un poste de travail dans un espace de coworking

Les services annexes ou additionnels

Au-delà du simple poste de travail, les services additionnels apportent une réelle valeur ajoutée. La domiciliation d’entreprise, la location de salles de réunion, la privatisation pour des évènements, ou encore des services comme le stationnement font partie des services souvent proposés dans les espaces de coworking.

Sans oublier les petits « plus » qui font toute la différence : un bon café, une conciergerie, voire des espaces de détente ou de bien-être. Ces services sont autant d’opportunités de se démarquer et de fidéliser la clientèle.

L’offre packagée VS paiement à l’usage

La grande question ! Propose-t-on une offre globale, tout compris, où chaque service, du café à l’impression, est inclus ? Ou préfère-t-on un modèle à la carte, où chaque utilisateur paie selon ses besoins ? « Le choix dépendra du positionnement souhaité, du public visé et des tendances observées sur le marché local » recommande Julien Ravix.

« Une offre packagée a l’avantage d’être simple à comprendre pour le client et simple à gérer pour l’exploitant« , ajoute-t-il. Il recommande toutefois de fixer des règles et des limites pour éviter tout abus.

Étape 7 : Promouvoir votre espace et attirer vos premiers clients

Pour réussir à promouvoir et commercialiser votre espace de coworking, vous devez mettre en place une véritable stratégie qui exploite les canaux les plus pertinents par rapport à vos cibles. Voici quelques stratégies de promotion efficaces.

Créer et développer une présence en ligne

Pensez à élaborer un plan marketing web : un site web professionnel, clair, bien référencé et facile à naviguer, accompagné d’une présence active sur les réseaux sociaux, vous aidera à atteindre un large public et à donner une image positive de votre espace. Grâce à ce levier, vous pourrez cibler plus facilement votre audience et mettre en place, ensuite, des campagnes publicitaires performantes sur Google ou Facebook.

Par contre, à moins que ce soit votre expertise, ne le faites pas seul. « S’appuyer sur des experts marketing ou sur le réseau auquel vous avez adhéré est le meilleur moyen pour trouver des clients sur le web« , recommande Julien.

Enfin, la visibilité sur les plateformes spécialisées comme Neonomade est essentielle pour toucher une audience plus large et pour vous démarquer.

Développer son réseau de partenaires et de prescripteurs

Un autre levier à exploiter : les partenaires. « Il faut être présent sur le terrain et démultiplier les leviers d’apports d’affaires« , conseille notre expert. Les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI), les salons professionnels ou les groupes de réseautage tels que BNI sont autant d’opportunités de se faire connaître et de nouer des relations fructueuses.

Les agents immobiliers, avec leur connaissance fine du marché local, peuvent également devenir des partenaires précieux. De même, les cabinets comptables, souvent en contact avec des créateurs d’entreprise, peuvent orienter ces derniers vers des solutions de coworking adaptées, offrant flexibilité et évolution à leur rythme.

Organiser des événements et des rencontres

Les événements et rencontres peuvent également s’avérer bénéfiques pour vous faire connaître et attirer des professionnels intéressés par votre espace de coworking.

En proposant des conférences, des ateliers ou des soirées networking, vous contribuerez non seulement à faire connaître votre espace, mais aussi à renforcer l’esprit de communauté entre vos clients.

Le patio peut être loué pour de l’évènementiel

Offrir des essais gratuits et des promotions

Le meilleur moyen d’être convaincu d’un espace de coworking est encore de le tester. Encouragez les prospects intéressés à venir visiter votre espace. Encore mieux et plus engageant : « offrez une journée voire une semaine gratuitement« , conseille Julien Ravix.  « Cela leur permettra de tester votre offre sans engagement et de se rendre compte des avantages que représente votre espace de coworking« .

Étape 8 : Gérer et développer votre espace de coworking au quotidien

Assurer un service client de qualité

Fidéliser vos clients est essentiel pour limiter le turnover au sein de votre espace et pour encourager la recommandation. Pour cela, un bon service client est essentiel. Soyez à l’écoute de leurs besoins et assurez-vous de répondre rapidement à leurs demandes et préoccupations.

Au quotidien, vous devez veiller à ce que toutes les installations techniques et les équipements fonctionnent correctement. En cas de difficultés, vous devez être capable de trouver des solutions rapidement.

Vous devrez également vous occuper régulièrement de la réception et la distribution du courrier et des colis de vos clients. Pour finir, le maintien de la propreté et de l’hygiène de l’espace est également primordial pour offrir un environnement agréable aux professionnels.

Chercher en permanence à optimiser l’espace

Votre mission de fond en tant que responsable d’un espace de coworking est l’amélioration constante de votre espace et de vos services. Cela comprend l’optimisation de l’espace mais également la rénovation des espaces lorsque ces derniers sont temporairement disponibles.

Suivez par exemple les tendances dans les modes de travail. « Les réunions hybrides avec des sessions de visioconférence ont explosé ces dernières années« , observe Julien Ravix. « Il est aujourd’hui indispensable d’avoir un écran, un système audio, une webcam et une connexion de très bonne qualité« , nous dit-il.

Petite salle idéale pour faire ses visio conférences

Adapter votre offre

Quelles sont les tendances de demain ? Vous n’avez pas de boule de cristal. Les usages comme la technologie évoluent rapidement. Faites de la veille pour rester à l’affût des nouveautés, que cela soit au niveau des outils, du secteur d’activité, des tendances du marché, etc.

Ensuite, « il faut tester régulièrement des outils ou des services« , suggère Julien. « Votre espace de coworking peut être vu comme un laboratoire pour améliorer continuellement le confort et la satisfaction de vos clients« . Ce qui marche peut ensuite être intégré dans votre offre.

Étape 9 : Ouvrir un 2ème espace ?

Vous avez suivi tous nos conseils et vos clients se bousculent pour avoir une place dans votre espace de coworking ? Félicitations ! Il est peut-être désormais temps d’en ouvrir un deuxième ? Se poseront alors d’autres questions de gestion et de mutualisation des espaces…

FAQ

Quel statut juridique pour un espace de coworking ?

Il n’y a pas de statut juridique idéal pour un espace de coworking. Cela dépendra surtout de votre situation et de vos objectifs. En général, les murs appartiennent à une SCI. L’exploitation quant à elle peut être faite via une SàRL ou une SAS. Votre expert comptable ou un gestionnaire d’entreprise pourra vous aider à choisir la structure la mieux adaptée à vos besoins et obligations légales.

Quel budget pour ouvrir un espace de coworking ?

Le budget pour ouvrir un espace de coworking dépend de facteurs tels que l’achat ou la location de l’espace, sa taille, son emplacement, les installations fournies et les rénovations nécessaires. De plus, vous devez prévoir le budget pour l’aménagement et l’exploitation (mobilier, entretien, personnel, promotion,…).

Comment rentabiliser un espace de coworking ?

Pour rentabiliser un espace de coworking, diversifiez vos revenus en proposant des abonnements flexibles, des services complémentaires comme des salles de réunion à la location, des événements professionnels payants, et en établissant des partenariats avec des entreprises locales.